Privacy Statement

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Klimaatstarters B.V. verwerkt — bijvoorbeeld via onze website, telefonisch contact, e-mailcorrespondentie, offertes, opdrachten en de uitvoering van onze diensten (verduurzamingsadvies, energielabels, NEN 2580-metingen, WWS-puntentelling en realisatie). Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

1.Wie is verantwoordelijk voor de verwerking

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Bedrijf: Klimaatstarters B.V.
Adres: De Lairessestraat 119a, 1075 HH Amsterdam (alleen op afspraak)
KvK: 88393593
Telefoon: 020 - 308 6 408
E-mail: [email protected]

2.Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de aard van het contact en de dienst die wij verlenen:

Bij contactopname en offerteaanvragen via de website

Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Adres van het pand
Type object (woning, appartement, kantoor, anders)
Gewenste dienst
Eventuele toelichting die je zelf invult

Bij uitvoering van een opdracht

Bovenstaande gegevens, aangevuld met:
Bedrijfsnaam en KvK-nummer (indien zakelijk)
Factuur- en betaalgegevens (incl. IBAN, BTW-nummer)
Eigendomsgegevens van het pand (kadaster, WOZ) voor zover relevant voor de dienst
Technische pandinformatie (oppervlaktes, bouwjaar, installaties, energielabel)
Foto's van het pand gemaakt tijdens een inspectie
Correspondentie tussen Klimaatstarters en jou

Bij een sollicitatie

Voor- en achternaam
Adres, postcode en woonplaats
E-mailadres en telefoonnummer
Link naar je LinkedIn-profiel, als je die invult
Je beschikbaarheid en het aantal uren dat je wilt werken
Wat je zelf schrijft over jezelf, je motivatie en je ervaring
Je cv en eventuele andere bijlagen die je meestuurt
Op welke vacature je reageert, en het referentienummer van je sollicitatie
Je IP-adres en browserinformatie op het moment van insturen, om misbruik van het formulier tegen te gaan

Wij vragen niet om een kopie van je identiteitsbewijs, je burgerservicenummer of je geboortedatum. Stuur die ook niet mee. Gegevens over gezondheid, afkomst, geloof of andere bijzondere categorieën vragen wij niet en gebruiken wij niet.

Bij bezoek aan onze website

IP-adres en grove locatie (land/stad)
Browser- en apparaatinformatie
Bezochte pagina's en tijdstippen, alleen via de hostingdienst (Cloudflare) voor beveiligings- en prestatiedoeleinden

3.Waarvoor gebruiken wij je gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Contact en offertes: reageren op je aanvraag, opstellen van een offerte, plannen van een afspraak.
Uitvoering van de overeenkomst: opname op locatie, opstellen van rapportages en adviezen, registratie van energielabels bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), aanvraag of begeleiding van subsidies.
Facturatie en administratie: verzenden van facturen, betalingsverwerking en wettelijke fiscale bewaarplicht.
Klantcommunicatie: nazorg, garantieafhandeling, periodieke updates over je opdracht.
Nieuwsbrief: alléén indien je je daar expliciet voor hebt aangemeld. Je kunt je op elk moment uitschrijven.
Werving en selectie: beoordelen van je sollicitatie, contact met je opnemen, het voeren van gesprekken en het vastleggen van de uitkomst.
Wettelijke verplichtingen: bewaarplicht voor de Belastingdienst, registratieverplichtingen bij RVO voor energielabels, etc.
Verbetering van onze dienstverlening: geanonimiseerde analyse van vragen en projecten zodat we onze adviezen scherper kunnen maken.

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden en gebruiken ze niet voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

4.Op welke grondslag verwerken wij gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Per verwerking is dat:

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — voor offertes, opdrachten en de uitvoering daarvan.
Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) — voor bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht en registratie bij RVO.
Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) — voor de nieuwsbrief, voor het langer bewaren van je sollicitatie nadat de procedure is afgerond, en bij gebruik van eventuele tracking-cookies (we gebruiken die op dit moment niet).
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — voor onze bedrijfsvoering, klantadministratie, beveiliging van onze website, het behandelen van sollicitaties en het reageren op contactformulieren waarna nog geen overeenkomst tot stand is gekomen.

5.Hoe lang bewaren wij je gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

Contactaanvragen zonder vervolg: Maximaal 12 maanden
Offertes die niet zijn aanvaard: 24 maanden
Klantgegevens en projectdossiers: Tot 7 jaar na laatste contactmoment (fiscale bewaarplicht voor administratie en facturen)
Energielabel-registraties: Wettelijk verplicht via RVO; geldigheid van een label is 10 jaar
Sollicitaties: Tot 4 weken na afronding van de procedure. Alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming bewaren wij je gegevens langer, tot maximaal 1 jaar, zodat wij je bij een volgende vacature kunnen benaderen. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken
Nieuwsbrief-inschrijvingen: Tot je je uitschrijft
Server-logbestanden (Cloudflare): Maximaal 30 dagen voor beveiligings- en prestatieanalyse

6.Met wie delen wij je gegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die deze in onze opdracht verwerken, of die daarvoor zelf verantwoordelijk zijn op basis van een wettelijke verplichting. Met partijen die in onze opdracht verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst; wij zijn bezig die voor al onze leveranciers vast te leggen en te archiveren. Concreet delen wij met:

Onze hostingprovider (Cloudflare) — voor het hosten van de website, de database en de bestandsopslag.
Onze e-mailprovider (Resend) — voor het versturen van formulier-mails, bevestigingen en notificaties. De verzending loopt via Ierland; de opslag van verzendlogboeken vindt plaats in de Verenigde Staten.
Onze boekhoudsoftware (Moneybird) — voor facturatie en administratie.
Onze installatiepartners — alleen wanneer wij in jouw opdracht uitvoering coördineren en alleen de gegevens die strikt nodig zijn voor het uitvoeren van het werk.
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) — voor de officiële registratie van energielabels.
Belastingdienst — voor zover wettelijk verplicht.
Onze juridische, accountancy- of incassopartners — alleen indien dat strikt noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of de uitvoering van een overeenkomst.

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. Op dit moment zijn er twee uitzonderingen die wij hier noemen in plaats van te verzwijgen. Onze e-mailprovider Resend slaat verzendlogboeken op in de Verenigde Staten. En onze website laadt lettertypen van Google Fonts, waardoor je IP-adres en browserinformatie bij Google LLC in de Verenigde Staten terechtkomen; wij zijn bezig die lettertypen op onze eigen server te plaatsen, zodat dat niet meer gebeurt. Voor doorgifte buiten de EER steunen wij op de standaardbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses).

7.Hoe beveiligen wij je gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of onrechtmatige verwerking. Concreet:

Versleuteling van het websiteverkeer via HTTPS (TLS).
Beperking van toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werk.
Sterke wachtwoorden en tweefactor-authenticatie waar mogelijk.
Verwerkersovereenkomsten met leveranciers die persoonsgegevens namens ons verwerken. Wij zijn bezig die voor al onze leveranciers vast te leggen en te archiveren.
Periodieke evaluatie en aanscherping van onze beveiligingsmaatregelen.

Mocht zich onverhoopt een datalek voordoen, dan handelen wij conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en melden wij dit waar wettelijk vereist binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en — indien van toepassing — bij betrokkenen.

8.Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt op dit moment geen tracking-cookies, advertentiecookies of analytische cookies. We gebruiken alleen technische cookies en logbestanden van onze hostingprovider (Cloudflare) die strikt noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de site. Voor deze cookies is geen toestemming vereist. Mochten wij in de toekomst aanvullende cookies gebruiken (bijvoorbeeld voor analytics), dan vragen wij vooraf je toestemming via een cookie-banner.

9.Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

Inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
Rectificatie — je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
Verwijdering ("recht om vergeten te worden") — je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht meer geldt.
Beperking van de verwerking — je kunt de verwerking tijdelijk laten beperken.
Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Dataportabiliteit — je kunt je gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen.
Intrekking van toestemming — als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze op elk moment intrekken (zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerkingen).

Een verzoek kun je sturen naar [email protected]. We reageren binnen 4 weken. We kunnen om aanvullende identificatie vragen om zeker te weten dat het verzoek van jou afkomstig is.

10.Klacht indienen bij de toezichthouder

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens en komen we er samen niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

11.Wijzigingen in dit Privacy Statement

We kunnen dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen — bijvoorbeeld als wet- en regelgeving wijzigt of als we onze dienstverlening uitbreiden. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met onderaan de versiedatum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je hierover actief.

12.Contact

Heb je vragen over dit Privacy Statement of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem gerust contact op:

E-mail: [email protected]
Telefoon: 020 - 308 6 408
Post: Klimaatstarters B.V., De Lairessestraat 119a, 1075 HH Amsterdam